الشروط المرجعية (TOR)
الخدمات الاستشارية: تطوير سياسة المشتريات، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، والنماذج، وبناء قدرات الموظفين
1. خلفية عامة
"تمكين للمساعدة القانونية وحقوق الإنسان" هي منظمة غير حكومية مقرها عمان، الأردن، تكرس جهودها لتعزيز حقوق الإنسان، وتقديم المساعدة القانونية، ومكافحة الانتهاكات العمالية، بما في ذلك عمالة الأطفال. تنفذ "تمكين" حالياً مشروع "تعزيز القدرات الوطنية نحو بيئة حمائية ووقائية أفضل فيما يتعلق بعمالة الأطفال"، والذي يُموَّل ويُدار من قبل البرنامج الإقليمي للتنمية والحماية (RDPP III) .
وتماشياً مع المبادئ التوجيهية للإدارة المالية الصادرة عن الوكالة الدنماركية للتنمية الدولية (Danida)، وحفاظاً على النزاهة المؤسسية، تسعى "تمكين" إلى التعاقد مع مستشار قانوني ومشتريات مؤهل لإعادة هيكلة إطار المشتريات الخاص بها وتعزيز القدرات الداخلية لموظفيها.
2. الهدف من الاستشارة
الهدف الأساسي من هذه الاستشارة هو تصميم وتطوير ومأسسة إطار مشتريات شامل وقائم على تقييم المخاطر ومتوافق مع متطلبات الجهات المانحة لصالح منظمة "تمكين". سيقوم المستشار بتقديم سياسة مشتريات رصينة، وإجراءات تشغيل قياسية (SOPs) تفصيلية، ونماذج تشغيلية موحدة، بالإضافة إلى تنفيذ تدريب موجه لضمان المواءمة الكاملة مع الأنظمة الوطنية ومعايير المانحين الدوليين.
3. نطاق العمل والمخرجات الرئيسية
يُطلب من المستشار تنفيذ المهام التالية:
المخرج الأول: سياسة شاملة للمشتريات والعطاءات
يقوم المستشار بصياغة سياسة مشتريات شاملة تنقل منظمة "تمكين" من العمليات القائمة على الاحتياجات الفورية (Ad-hoc) إلى نهج مؤسسي منظم. يجب أن تتضمن السياسة ما يلي:
- عروض أسعار تنافسية إلزامية: وضع حدود مالية صارمة تكون فيها العروض التنافسية المتعددة إلزامية قانونياً وتشغيلياً.
- حدود المشتريات القائمة على المخاطر: استبدال الضوابط الثابتة للمعاملات بحدود مرنة ومتناسبة قائمة على تقييم المخاطر للحوكمة الآمنة للمشتريات ذات القيمة المنخفضة والمتوسطة والعالية.
- العناية الواجبة بالموردين والتحقق من المستفيد الحقيقي: بروتوكولات صريحة تتطلب وثائق سجل تجاري (CR) سارية المفعول وفحص المستفيد الحقيقي لحظر معاملات الأطراف ذات العلاقة منعاً باتاً، ومنع التواطؤ أو تقديم عروض أسعار منسقة.
- ضوابط مكافحة الاحتيال والفساد والتواطؤ: آليات قوية للكشف الفعال والمنع لقرصنة وتلاعب العطاءات، والمصادر المنفردة غير المتحقق منها، والتعاقدات المتكررة غير المعتمدة.
- بروتوكولات تضارب المصالح: إجراءات موحدة مدعومة بإقرارات رسمية إلزامية وآليات إنفاذ لجميع الموظفين المشاركين في عمليات الشراء.
المخرج الثاني: إجراءات تشغيل قياسية تفصيلية (SOPs)
لمنع تجاوز الضوابط وتوضيح تدفقات العمل، سيقوم المستشار ببناء إجراءات تشغيل قياسية خطوة بخطوة تحدد بوضوح ما يلي:
- الفصل الصارم بين الواجبات: ضمان الفصل الهيكلي المطلق عبر دورة المشتريات بأكملها — وتحديداً الفصل بين تحديد الموردين، وجمع عروض الأسعار، والتقييم الفني، والاعتماد المالي.
- قنوات المشتريات المحكومة: نقل جميع اتصالات الشراء بعيداً عن الشبكات غير الرسمية إلى قنوات مؤسسية رسمية وآمنة وقابلة للتتبع (مثالا وليس حصرا: البريد الإلكتروني الرسمي للمشتريات).
- تسلسل هرمي واضح للصلاحيات: مستويات اعتماد محددة بوضوح بناءً على القيمة بالدينار، ومسؤوليات تدفق العمل، ونقاط المراقبة.
- إجراءات الاستثناء الخاصة بالمانحين: قواعد موثقة تقضي بأن أي تغيير أو استثناء أو مبرر للاختيار المباشر (مثالا وليس حصرا: الاستشارات البحثية المتخصصة للغاية) يتطلب موافقات مسبقة وخطية وقابلة للتتبع من المانح.
المخرج الثالث: نماذج مشتريات موحدة
سيقوم المستشار بتصميم مجموعة أدوات شاملة من النماذج العملية والإلزامية لضمان وجود مسار تدقيق محكم لا يشوبه شائبة. يجب أن يشمل ذلك:
- نماذج موحدة لطلب عروض الأسعار (RFQ) .
- قائمة التحقق الخاصة بالمشتريات (للتحقق من جمع السجل التجاري، والامتثال الضريبي، واستقلالية المورد).
- مصفوفة منهجية التقييم الفني ورصد الدرجات.
- نماذج إقرار تضارب المصالح.
- النماذج الرسمية لمبررات الاستثناء/المصدر المنفرد.
المخرج الرابع: بناء قدرات الموظفين وتقديم التدريب
بمجرد اعتماد الإطار، سيقوم المستشار بتفعيله من خلال عقد ورش عمل تدريبية موجهة للإدارة، والفريق اللوجستي، والفريق المالي في "تمكين". يجب أن تغطي مكونات التدريب ما يلي:
- الامتثال للمشتريات والمبادئ التوجيهية المالية لـ (Danida) .
- منع الاحتيال، وكشف التواطؤ، والتعرف على أنماط التلاعب في العطاءات.
- الأخلاقيات، وإدارة تضارب المصالح، والاستخدام الصحيح لتدفقات عمل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) الجديدة.
ملاحظة: يجب توثيق جميع الجلسات التدريبية بكشوف حضور الموظفين وتقارير لضمان التحقق.
4. الجداول الزمنية وجدول دفع المستحقات المرتبط بالمراحل
يُتوقع أن تكون المدة الإجمالية للاستشارة 6 أسابيع، تبدأ من تاريخ توقيع العقد.
المرحلة / المخرج
الجدول الزمني المتوقع
نسبة الدفعة المالية
المرحلة / المخرج الجدول الزمني المتوقع نسبة الدفعة المالية
المرحلة 1: التقرير المبدئي والدراسة المكتبية لنتائج تدقيق (SFAI). الأسبوع الثاني 20%
المرحلة 2: تقديم مسودة سياسة المشتريات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs). الأسبوع الرابع 40%
المرحلة 3: تسليم النماذج النهائية ومجموعة السياسات المعتمدة. الأسبوع الخامس 20%
المرحلة 4: تنفيذ تدريب الموظفين وتقديم التقرير التدريبي النهائي. الأسبوع السادس 20%
5. المؤهلات والخبرات المطلوبة
يجب أن تتوفر في المستشار المثالي أو شركة الاستشارات المؤهلات التالية:
- شهادة متقدمة: درجة الماجستير أو ما يعادلها في المالية، أو إدارة سلاسل التوريد، أو إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة وثيقة.
- خبرة في مجال المشتريات: خبرة لا تقل عن 5-7 سنوات في صياغة سياسات المشتريات، وأطر الرقابة الداخلية، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ويفضل أن تكون خصيصاً للمنظمات غير الربحية (NGOs/CSOs) العاملة في الأردن.
- الإلمام بمتطلبات المانحين: معرفة عميقة بأنظمة امتثال المانحين الدوليين، مع إعطاء الأفضلية للأطر الخاصة بالمبادئ التوجيهية للإدارة المالية لـ (Danida) .
- المعرفة بالسياق المحلي: فهم قوي للبيئة القانونية التجارية الأردنية، بما في ذلك قوانين الضريبة الوطنية، وأنظمة الفوترة الإلكترونية، وأنظمة التسجيل التجاري.
- المهارات اللغوية: طلاقة تامة في اللغتين الإنجليزية والعربية (كتابة ومحادثة)، حيث يجب أن تكون السياسات قابلة للتطبيق محلياً وجاهزة لتقديم التقارير بشأنها للمانحين الدوليين.
6. آلية تقديم الطلبات
يُطلب من المرشحين المهتمين تقديم المستندات التالية في موعد أقصاه 30 حزيران 2026 إلى البريد الإلكتروني: jobs@tamkeen-jo.org
- المقترح الفني: يوضح بالتفصيل منهجية المراجعة والصياغة والتدريب، إلى جانب خطة عمل تشغيلية.
- المقترح المالي: تحليل التكاليف ليشمل جميع المخرجات والالتزامات الضريبية.
- السيرة الذاتية (CV) : تسليط الضوء على الاستشارات السابقة ذات الصلة بصياغة السياسات.
- عينات من العمل: نموذجان على الأقل (مع حجب المعلومات الحساسة) لسياسات مشتريات أو أدلة إجراءات تشغيل قياسية تم تطويرها سابقاً لبيئات ممولة من مانحين.
بدعم من